Majoritatea asistenților administrativi lucrează în medii de birou confortabile. Asistenții virtuali lucrează, de obicei, de la un birou de acasă. Necesitatea de a călători este neobișnuită, deși poate fi necesară ocazional, în funcție de sectorul în care lucrați.

Codul vestimentar al asistenților administrativi depinde de locația, sectorul, mărimea și tipul de companie, dar, în general, se recomandă o ținută formală de afaceri, cu excepția cazului în care se specifică altfel.

Program de lucru

Săptămâna de lucru variază de obicei între 35 și 40 de ore, iar ziua de lucru se desfășoară de obicei între orele 8:00 și 18:00. Uneori, în funcție de organizație, este disponibil un program de lucru flexibil.

Rolurile interimare, cu jumătate de normă și temporare sunt frecvente. Întreruperile de carieră sunt posibile dacă sunt menținute competențele, în special în domeniul IT.

Despre angajatori

Lucrările de secretariat și administrative sunt atât de diverse încât oportunitățile de angajare abundă în aproape toate sectoarele, de la educație și sănătate până la finanțe și marketing. Găsirea unui nou loc de muncă poate părea o provocare. Asistenții administrativi își pot stimula căutarea unui loc de muncă cerând recomandări rețelei lor, contactând direct companiile, folosind platforme de căutare a locurilor de muncă, mergând la târguri de locuri de muncă, valorificând social media și interesându-se la agențiile de recrutare de personal. Lucrările temporare pot duce adesea la posturi permanente și vor oferi ocazia de a încerca diferite tipuri de muncă de secretariat sau administrativă.

Ajutorii administrativi sunt, în general, angajați de:

• Școli, colegii și universități
• Industrii de publicitate și editură
• Spitaluri guvernamentale
• Practici medicale generale
• Servicii juridice și financiare
• Management & Consultanță strategică
• Marketing și comunicare
• Companii private
• Organizații publice
• Autorități locale
• Autorități caritabile
• Companii de retail
• Industria de agrement

Sindicalizare

Asociațiile și organizațiile profesionale, cum ar fi Asociația Internațională a Profesioniștilor în Administrație (IAAP), sunt esențiale pentru asistenții administrativi interesați să se dezvolte profesional sau să se conecteze cu profesioniști care gândesc la fel în industria sau ocupația lor. Apartenența la una sau mai multe adaugă valoare CV-ului dvs. în timp ce vă consolidează acreditările și calificările.

Provocari intalnite

Asociațiile și organizațiile profesionale, cum ar fi Asociația Internațională a Profesioniștilor în Administrație (IAAP), sunt esențiale pentru asistenții administrativi interesați să se dezvolte profesional sau să se conecteze cu profesioniști care gândesc la fel în industria sau ocupația lor. Apartenența la una sau mai multe adaugă valoare CV-ului dvs. în timp ce vă consolidează acreditările și calificările.

Cele mai importante

De preferat si urmatoarele

Multe agenții de plasare temporară oferă instruire formală în domeniul informaticii și al abilităților de birou. Experiența relevantă este adesea mai apreciată decât calificările în domeniul secretariatului, deși abilitățile excelente de IT și de dactilografiere (de obicei, este necesar un minim de 45 de cuvinte pe minut) vor fi întotdeauna o cerință esențială. Angajatorii apreciază experiența și o atitudine matură la asistenții lor administrativi, astfel încât un istoric de muncă stabilit este probabil să fie util pentru rolurile mai înalte.

Majoritatea asistenților administrativi au o diplomă de liceu. Competențele pot fi dobândite în diverse moduri: prin programe de învățământ profesional de liceu, școli profesionale-tehnice sau colegii comunitare.

Rolurile de asistenți administrativi cu mai multă responsabilitate necesită o diplomă de licență în managementul afacerilor, administrație publică sau guvernamentală, drept și secretariat. Pregătirea în secretariat oferită de colegiile comunitare și școlile vocaționale-tehnice este utilă pentru a intra în rolurile de secretariat juridic sau medical care necesită cunoașterea terminologiei și practicilor specifice industriei.

Pentru acest rol sunt necesare niveluri diferite de calificări, în funcție de angajator și de sector. Mai mulți pot fi mai mult preocupați de experiența și abilitățile anterioare, în timp ce alții pot dori calificări formale.

Certificari & Diplome

Deși nu este obligatorie, certificarea poate demonstra competența angajatorilor. Secretarii juridici au câteva opțiuni de certificare. Legal Secretaries International conferă titlul de Certified Legal Secretary Specialist (CLSS) în domenii precum proprietate intelectuală, drept penal, litigii civile, succesiuni, drept comercial celor care au cinci ani de experiență juridică și trec un examen.

Asistenții administrativi ar putea dori să se specializeze într-o industrie sau într-un domeniu, cum ar fi secretariatul juridic sau medical, sau să devină asistent personal al unui director de companie sau al unui alt manager de rang înalt. Dacă aveți abilități lingvistice, ați putea decide că doriți să vă mutați într-un rol mai specializat, cum ar fi cel de secretar bilingv. V-ați putea folosi abilitățile organizatorice ca Office Manager sau secretar de echipă, coordonând munca altora în cadrul unui departament sau al unei organizații.

În unele sectoare, cum ar fi sectorul caritabil și cel imobiliar, este posibil să avansezi prin intermediul posturilor și oportunităților interne sau să te muți în alte domenii ale companiei, cum ar fi vânzările sau marketingul. Prin urmare, a lucra în administrație într-un sector care te interesează poate oferi mult potențial în ceea ce privește viitoarele perspective de carieră.

Pentru a crește posibilitățile de dezvoltare a carierei, asistenții administrativi se alătură unui organism profesional relevant. De asemenea, puteți îmbunătăți perspectivele de promovare devenind Chartered Secretary. După ce deveniți Chartered Secretary și cu o experiență substanțială, poate fi posibil să treceți la roluri precum secretar de companie, director executiv, director de servicii juridice.

Alternativ, este posibil să doriți să dezvoltați alte abilități specifice pentru anumite roluri. De exemplu, ați putea să vă folosiți abilitățile de stenografie pentru a deveni stenograf, să participați la audieri în instanță și să consemnați rezultatul.

Perspective de viitor

Candidații cu experiență și expertiză, precum și cu cunoștințele necesare, vor avea cele mai bune perspective de angajare.

Candidații cu experiență și expertiză, precum și cu cunoștințele necesare, vor avea cele mai bune perspective de angajare.

Diversitatea este singura universalitate

Natura și varietatea muncii pe care o întreprindeți vor varia în funcție de mărimea întreprinderii pentru care lucrați. Organizațiile mari pot oferi o muncă mai de rutină, dar ar putea oferi posibilități de promovare și experiență în alte departamente.

Unele întreprinderi mici se pot aștepta să îndepliniți o funcție administrativă foarte tradițională. Altele ar putea să vă ofere responsabilități suplimentare dacă au doar un personal mic, ceea ce ar putea oferi o experiență suplimentară și utilă.

Nu întotdeauna, dar uneori…

În funcție de sector și de companie, un asistent administrativ ar putea fi nevoit să utilizeze, de asemenea, diverse pachete software (inclusiv Microsoft Excel, Access, Powerpoint) pentru a gestiona date și a produce documente și prezentări.

Este posibil să trebuiască să utilizați sisteme de gestionare a conținutului (CMS) pentru a menține și actualiza site-uri web/baze de date interne. O parte din fișa postului dvs. ar fi să gestionați și să mențineți bugete, să efectuați facturarea și să manipulați date statistice.

Este posibil să fiți cel care sortează și distribuie posturile primite, organizează și trimite posturile trimise. S-ar putea să fiți cel care va recruta, va forma, va supraveghea membrii juniori ai personalului, va delega munca, după cum este necesar, sau va organiza evenimente interne/externe și sesiuni de formare pentru membrii personalului.

Diversitatea este singura universalitate

Natura și varietatea muncii pe care o întreprindeți vor varia în funcție de mărimea întreprinderii pentru care lucrați. Organizațiile mari pot oferi o muncă mai de rutină, dar ar putea oferi posibilități de promovare și experiență în alte departamente.

Unele întreprinderi mici se pot aștepta să îndepliniți o funcție administrativă foarte tradițională. Altele ar putea să vă ofere responsabilități suplimentare dacă au doar un personal mic, ceea ce ar putea oferi o experiență suplimentară și utilă.

Nu întotdeauna, dar uneori…

În funcție de sector și de companie, un asistent administrativ ar putea fi nevoit să utilizeze, de asemenea, diverse pachete software (inclusiv Microsoft Excel, Access, Powerpoint) pentru a gestiona date și a produce documente și prezentări.

Este posibil să trebuiască să utilizați sisteme de gestionare a conținutului (CMS) pentru a menține și actualiza site-uri web/baze de date interne. O parte din fișa postului dvs. ar fi să gestionați și să mențineți bugete, să efectuați facturarea și să manipulați date statistice.

Este posibil să fiți cel care sortează și distribuie posturile primite, organizează și trimite posturile trimise. S-ar putea să fiți cel care va recruta, va forma, va supraveghea membrii juniori ai personalului, va delega munca, după cum este necesar, sau va organiza evenimente interne/externe și sesiuni de formare pentru membrii personalului.

Sfat?

Entuziasmul face diferența dintre mediocritate și realizare. Nimeni nu este mai apreciat în această lume decât cineva care ușurează povara altcuiva.