În spatele fiecărui director executiv de succes se află un asistent executiv la fel de performant. Menținerea organizării și bunei funcționări a administrației de birou este o necesitate în afaceri. Odată cu preluarea fișierelor și programelor digitale, asistenții executivi sunt profesioniști care își combină abilitățile excepționale în domeniul IT și al organizării pentru a face ca funcționarea zilnică a directorilor executivi de rang înalt să fie cât mai ușoară și fără erori.

Un asistent executiv lucrează aproape exclusiv într-un mediu de birou, interacționând cu vizitatorii, persoanele care sună și alți directori. Este posibil să existe doar o nevoie ocazională de a călători, în funcție de sector. Unii asistenți executivi lucrează de la domiciliu ca asistenți virtuali.

Program de lucru

Asistenții executivi lucrează de obicei cu normă întreagă, 35-40 de ore pe săptămână. În general, ziua de lucru se desfășoară între orele 8.00 și 18.00, deși unele organizații permit un program de lucru flexibil. Asistenții se pot aștepta să lucreze ore suplimentare până seara târziu pentru a asista directorii executivi care lucrează mult timp.

Este posibil să lucreze în roluri interimare, cu jumătate de normă și temporare. De asemenea, sunt posibile întreruperi de carieră dacă vă mențineți la zi competențele, în special în domeniul IT.

Despre angajatori

Căutarea unui nou loc de muncă poate părea o provocare. Asistenții executivi își pot stimula căutarea unui loc de muncă cerând recomandări rețelei lor, contactând direct companiile, utilizând platforme de căutare a locurilor de muncă, mergând la târguri de locuri de muncă, valorificând social media și interesându-se la agențiile de recrutare de personal.

Asistenții executivi sunt, în general, angajați de:

• Instituții academice
• Industrii creative

  /li>

• Servicii științifice și tehnice
• Organizații guvernamentale
• Industria de îngrijire a sănătății
• Spitalii
• Spitaluri
• Practici medicale generale
• Organizații juridice și financiare
• .

  Societăți de consultanță

• Firme de marketing și comunicare
• Consultanțăp>Companii publice și private
• Organizații de asistență socială
• .

  Autorități locale

• Autorități caritabile
• Firme de proprietate
• Companii de vânzare cu amănuntul
• Companii de agrement

Sindicalizare

Asociațiile și organizațiile profesionale, cum ar fi Asociația Internațională a Profesioniștilor în Administrație (IAAP), sunt esențiale pentru asistenții executivi interesați să se dezvolte profesional sau să se conecteze cu profesioniști care gândesc la fel ca ei în industria sau ocupația lor. Apartenența la una sau mai multe adaugă valoare CV-ului dumneavoastră, consolidându-vă în același timp acreditările și calificările.

Provocari intalnite

Asociațiile și organizațiile profesionale, cum ar fi Asociația Internațională a Profesioniștilor în Administrație (IAAP), sunt esențiale pentru asistenții executivi interesați să se dezvolte profesional sau să se conecteze cu profesioniști care gândesc la fel ca ei în industria sau ocupația lor. Apartenența la una sau mai multe adaugă valoare CV-ului dumneavoastră, consolidându-vă în același timp acreditările și calificările.

Cele mai importante

De preferat si urmatoarele

Care program academic pe care un potențial asistent executiv îl urmează necesită de obicei o perioadă de experiență supravegheată, cum ar fi un stagiu.

Cei mai mulți angajatori pot acorda o valoare mai mare experienței relevante a unui candidat decât calificărilor sale. Potențialii asistenți executivi trebuie să fi lucrat mai mulți ani în alte posturi administrative pentru a obține un rol și a reuși în domeniu. Începutul în posturi precum secretară și funcționar de birou este o modalitate sigură de a dobândi abilitățile și experiența necesare pentru a deveni asistent executiv.

Lucrările temporare sau stagiile de practică pentru organizații vă pot oferi o experiență vastă și pot duce la plasamente mai permanente. Puteți găsi astfel de plasamente prin intermediul agențiilor de secretariat, deși aplicațiile directe la companii pot fi, de asemenea, eficiente.

Îmbunătățirea abilităților de dactilografiere și de IT poate fi benefică pentru cariera dvs. generală ca asistent executiv.

În timp ce o diplomă de licență nu este obligatorie pentru cele mai multe locuri de muncă entry-level, unii angajatori preferă candidații la funcția de asistent executiv cu o diplomă în afaceri, educație, comunicare sau un domeniu conex. În timp ce sectorul și angajatorul sunt adesea factorii determinanți pentru educația de care aspiranții la funcția de asistent executiv au nevoie, o diplomă de asociat în asistență administrativă sau asistență executivă este benefică oricum.

Dacă doriți să lucrați pentru companii mai mari și să urcați în ierarhie în această carieră, obținerea unei diplome de licență în limba engleză, afaceri, contabilitate, tehnologia informației sau resurse umane este foarte benefică. Alte subiecte utile includ dreptul, administrația guvernamentală sau publică și studiile de secretariat.

Aspiranții la funcția de asistent executiv ar trebui să urmeze cursuri relevante, disponibile de obicei la colegiile comunitare și școlile tehnice, pentru a deveni bine familiarizați cu procedurile de administrare a birourilor și de secretariat. De asemenea, este util să dobândească o pregătire de la agențiile de plasament sau de la furnizorii de cursuri în ceea ce privește programele informatice utilizate în mod obișnuit în sectorul de afaceri, cum ar fi procesarea de text, foile de calcul și bazele de date. Cei care lucrează în sectoare mai specifice, cum ar fi medicina sau dreptul, pot urma, de asemenea, cursuri pentru a învăța terminologia și practicile specifice.

Certificari & Diplome

În timp ce certificarea nu este obligatorie pentru a lucra ca asistent executiv, unii angajatori preferă candidații cu acreditări, deoarece acestea demonstrează competență într-un set de abilități, de obicei prin experiență de muncă, formare și promovarea unui examen.

Când este obținută de la o organizație obiectivă și reputată, certificarea poate aduce un spor salarial semnificativ de până la 18%, vă poate crește șansele de avansare și vă poate permite să deveniți consultant independent. Programele de certificare de succes protejează bunăstarea publică prin încorporarea unui Cod de etică.

Puteți dobândi o certificare relevantă prin intermediul Asociației Internaționale a Profesioniștilor în Administrație (IAAP). IAAP oferă două calificări, Certified Professional Secretary (CPS) și Certified Administrative Professional (CAP), care vă pot consolida CV-ul și vă pot ajuta să vă evidențiați în procesul de recrutare competitiv.

De asemenea, puteți dobândi o certificare prin cursuri online sau în persoană în ceea ce privește software-ul de management de birou, cum ar fi programele de procesare a textelor, foile de calcul și programele de prezentare, pentru a vă demonstra cunoștințele și eficiența în fața potențialilor angajatori.

Asistenții executivi nu au nevoie, de obicei, de o licență pentru a lucra.

Performanța, experiența și dobândirea de calificări profesionale determină evoluția în carieră. Angajații cu un nivel de performanță constant ridicat pot fi eligibili pentru promovare la fiecare doi-trei ani.

Asistenții executivi au mai multe opțiuni pentru a-și extinde și dezvolta cariera. Puteți dobândi expertiză într-o industrie sau într-un domeniu și vă puteți ascuți abilitățile prin învățarea vocabularului specific acestuia. De asemenea, puteți evolua către un rol care ajută la coordonarea activității departamentale sau organizaționale. După câțiva ani de experiență, ar putea fi posibil să lucrați ca asistent al directorului companiei sau să asistați alți manageri de rang înalt.

Abilitățile pe care le aveți deja și cele pe care le dobândiți prin formare vă pot fi utile în evoluția carierei. De exemplu, dacă vorbiți sau învățați mai multe limbi străine, ați putea deveni asistent bilingv.

Câteva sectoare, inclusiv cel al carității și cel imobiliar, vă permit să urcați în ierarhie prin promovare în posturi interne vacante. Lucrul în administrație într-o industrie la alegere vă poate oferi, de asemenea, diferite căi, cum ar fi vânzările și marketingul, pentru a vă diversifica și a crește dacă știți cum să vă folosiți și să vă perfecționați abilitățile.

Perspective de viitor

Asistenții executivi cu o diplomă într-un domeniu conex, experiență administrativă și abilități excepționale de organizare și IT au cele mai bune perspective de angajare.

Asistenții executivi cu o diplomă într-un domeniu conex, experiență administrativă și abilități excepționale de organizare și IT au cele mai bune perspective de angajare.

Set de competențe complexe și diverse ale asistenților executivi

Asistenții executivi au un rol esențial de îndeplinit într-o organizație – menținerea unei afaceri organizate și la zi. Cu toate acestea, pentru a îndeplini multitudinea de sarcini, există, de asemenea, multiple abilități pe care trebuie să le dobândească. Dactilografierea, arhivarea și alte abilități administrative sunt esențiale pentru a reuși, dar, pe lângă acestea, angajatorii caută adesea competențe transversale specifice.

Abilitățile de comunicare sunt vitale, deoarece asistenții executivi sunt gardienii comunicării, fie prin telefon, e-mail sau în persoană. De asemenea, ei decid ce clienți se vor întâlni cu directorii executivi și cui să ofere soluții alternative la problemele lor.

Abilitățile de gestionare a timpului le permit asistenților executivi să își gestioneze propriul timp și pe cel al directorilor companiei.

Încrederea și confidențialitatea sunt atribute vitale, deoarece asistenților executivi li se încredințează informații sensibile despre funcționarea internă a unei afaceri.

Multitasking-ul îi ajută pe asistenții executivi să jongleze cu mai multe și diverse sarcini simultan.

Tipuri de asistenți administrativi

Asistenții executivi și asistenții administrativi executivi îi sprijină pe directorii de top dintr-un birou. Ei revizuiesc adesea documentele primite, efectuează cercetări și pregătesc rapoarte.

Asistenții executivi juridici au cunoștințe aprofundate de terminologie și proceduri juridice. Aceștia lucrează în subordinea avocaților sau a asistenților juridici, ajutând la cercetarea juridică și la revizuirea revistelor. Ei pregătesc adesea citații, plângeri, moțiuni, citații și alte documente juridice.

Asistenții executivi medicali au o cunoaștere excelentă a terminologiei și procedurilor medicale. Ei trebuie adesea să transcrie dicte de la medici și să pregătească rapoarte sau articole pentru cei din domeniul medical. De asemenea, ei sunt responsabili de înregistrarea istoricului medical al pacienților, de organizarea spitalizărilor și de procesarea plăților de asigurare.

Secretarii lucrează în aproape toate sectoarele, ocupându-se de munca administrativă de birou.

Set de competențe complexe și diverse ale asistenților executivi

Asistenții executivi au un rol esențial de îndeplinit într-o organizație – menținerea unei afaceri organizate și la zi. Cu toate acestea, pentru a îndeplini multitudinea de sarcini, există, de asemenea, multiple abilități pe care trebuie să le dobândească. Dactilografierea, arhivarea și alte abilități administrative sunt esențiale pentru a reuși, dar, pe lângă acestea, angajatorii caută adesea competențe transversale specifice.

Abilitățile de comunicare sunt vitale, deoarece asistenții executivi sunt gardienii comunicării, fie prin telefon, e-mail sau în persoană. De asemenea, ei decid ce clienți se vor întâlni cu directorii executivi și cui să ofere soluții alternative la problemele lor.

Abilitățile de gestionare a timpului le permit asistenților executivi să își gestioneze propriul timp și pe cel al directorilor companiei.

Încrederea și confidențialitatea sunt atribute vitale, deoarece asistenților executivi li se încredințează informații sensibile despre funcționarea internă a unei afaceri.

Multitasking-ul îi ajută pe asistenții executivi să jongleze cu mai multe și diverse sarcini simultan.

Tipuri de asistenți administrativi

Asistenții executivi și asistenții administrativi executivi îi sprijină pe directorii de top dintr-un birou. Ei revizuiesc adesea documentele primite, efectuează cercetări și pregătesc rapoarte.

Asistenții executivi juridici au cunoștințe aprofundate de terminologie și proceduri juridice. Aceștia lucrează în subordinea avocaților sau a asistenților juridici, ajutând la cercetarea juridică și la revizuirea revistelor. Ei pregătesc adesea citații, plângeri, moțiuni, citații și alte documente juridice.

Asistenții executivi medicali au o cunoaștere excelentă a terminologiei și procedurilor medicale. Ei trebuie adesea să transcrie dicte de la medici și să pregătească rapoarte sau articole pentru cei din domeniul medical. De asemenea, ei sunt responsabili de înregistrarea istoricului medical al pacienților, de organizarea spitalizărilor și de procesarea plăților de asigurare.

Secretarii lucrează în aproape toate sectoarele, ocupându-se de munca administrativă de birou.

Sfat?

Cronometrați-vă sarcinile pe care le faceți pentru a vă asigura că nu săriți peste nimic și optimizați munca în timpul acordat, poate folosind pachete software. Începeți cu sarcinile care nu vă plac pentru a le elimina din drum. Creați o listă continuă de sarcini pentru a duce mai departe sarcinile rămase. Folosiți metoda Pomodoro pentru a împărți o sarcină majoră în bucăți mici de timp. Fiți conștienți de distrageri, fie că este vorba de e-mailuri, persoane sau alte întreruperi și gestionați-le inteligent. Feriți-vă de procrastinare.